NOTICE OF PRIVACY PRACTICES

Dear Patient,

Thank you for choosing OrthoLoneStar to provide your musculoskeletal care. In compliance with HIPAA, we would like to make you aware of your rights and our uses and disclosures as it pertains to your Personal Health Information.

YOUR CHOICE.

For certain health information, you can tell us your choices about what we share.  If you have a clear preference for how we share your information in the situations described below, talk to us. Tell us what you want us to do, and we will follow your instructions.

• In these cases, you have both the right and choice to tell us to:
• Share information with your family, close friends, or others involved in your care.
• Share information in a disaster relief situation.

*If you are not able to tell us your preference, for example if you are unconscious, we may go ahead and share your information if we believe it is in your best interest. We may also share your information when needed to lessen a serious and imminent threat to health or safety.*

• In these cases, we never share your information unless you give us written permission
• Marketing purposes
• Sale of your information
• Sharing of psychotherapy notes
• In the case of Fundraising:
• If we contact you for any community relief efforts, you can tell us not to contact you again.

YOUR RIGHTS.

When it comes to your health information, you have certain rights.  This section explains your rights and some of our responsibilities to help you.

• Get an electronic or paper copy of your record.
• We will provide a copy of your health information, usually within 15 days of your request. We may charge a reasonable, cost-based fee. We may contract with a third party to perform this service.
• Ask us to correct your medical record.
• You can ask us to correct information that you think is incorrect or incomplete.
• We may say “no” to your request, but we’ll tell you why in writing within 60 days.
• Request confidential communications.
• You can ask us to contact you in a specific way (for example, cell, home or office phone) or to send mail to a different address.
• We will say “yes” to all reasonable requests.
• Ask us to limit what we use or share.
• You can ask us NOT to use or share certain health information for treatment, payment, or our operations. We are not required to agree to your request, and we may say “no” if it would affect your care.
• If you pay for a service or healthcare item in full, out-of-pocket, you can ask us not to share that information with your health insurer. We will say “yes” unless a law requires us to share that information.
• Get a copy of this privacy notice.
• You can ask for a paper copy of this notice at any time. It is also available on our website
• Choose someone to act for you
• If you have given someone medical power of attorney or if someone is your legal guardian, that person can exercise your rights and make choices about your health information. Please provide us with a copy of this documentation.
• File a complaint if you feel your rights are violated.
• Please let us know if you have any questions, concerns or grievances. You may contact the OrthoLoneStar Privacy Officer, 7401 Main Street, Houston, TX 77030, 833-258-4717 or privacy@ortholonestar.com. We also have a manager at each location available for you to speak with.
• You can file a complaint with the Region VI, Office for Civil Rights, U.S. Department of Health & Human Services at to 1301 Young Street, Suite 1169, Dallas, TX 75202
• We will not retaliate against you for filing a complaint
• Get a list of those with whom we’ve shared information.
• You can ask for a list (accounting) of the times we’ve shared your health information for six years prior to the date you ask, who we shared it with, and why.
• We will include all the disclosures except for those about treatment, payment and health care operations, and certain other disclosures (such as any you asked us to make).

OUR USES & DISCLOSURES.

We typically use or share your health information in the following ways:

• Treat you.
• We can use your health information and share it with other professionals who are treating you.
• To access your pharmacy benefits data for; formulary check, prescriptive history and electronic prescribing.
• Run our organization.
• We can use and share your health information to run our practice, improve your care, and contact you when necessary.
• We use email and text (SMS) technology for appointment reminders and form completion. You have the option to opt out of these messages.
• We may contact you with relevant health information, research, initiatives, or opportunities. You have the option to opt out of these notifications.
• Bill for your services
• We can use and share your health information to bill and get payment from health plans or other entities.

Use of Artificial Intelligence (AI) in our services
We may utilize artificial intelligence (AI) tools to assist in providing your healthcare services, supporting our health care operations, and improving patient care. For example, AI may assist with the creation of visit documentation or streamlining administrative tasks such as scheduling or claims processing. Any protected health information (PHI) processed through such AI tools remains subject to the protections outlined in this Notice and under the Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), which permits such disclosures for treatment, payment, and health care operations without requiring separate authorization. Additionally, use of AI tools is in compliance with Texas Health and Safety Code § 183.005, including that all AI-generated records are reviewed by the healthcare practitioner prior to inclusion in a patient’s medical record.

Other uses
We are allowed or required to share your information in other ways – usually in ways that contribute to the public good, such as public health and research. We have to meet many conditions in the law before we can share your information for these purposes. For more information see: https://www.hhs.gov/hipaa/for-individuals/index.html.

• Help with public health and safety issues
• Preventing disease
• Helping with product recalls
• Reporting adverse reactions to medications
• Reporting suspected abuse, neglect, or domestic violence
• Preventing or reducing a serious threat to anyone’s health or safety
• Do research
• We can use or share your anonymized information for health research.
• Comply with the law, address workers’ compensation, law enforcement, and other gov’t requests
• We will share information about you if state or federal laws require it, including in compliance with the Department of Health and Human Services.
• For workers’ compensation claims
• For law enforcement purposes or with a law enforcement official
• With health oversight agencies for activities authorized by law
• For special government functions such as military, national security, and presidential protective services
• Respond to organ and tissue donation requests
• We can share health information about you with organ procurement organizations.
• Work with a medical examiner or funeral director
• We can share health information with a coroner, medical examiner, or funeral director when an individual dies.
• Respond to lawsuits and legal actions
• We can share health information about you in response to a court or administrative order, or in response to a subpoena.

OUR RESPONSIBILITIES.

• We are required by law to maintain the privacy and security of your protected health information.
• We will let you know promptly if a breach occurs that may have compromised the privacy or security of your information.
• We must follow the duties and privacy practices described in this notice and give you a copy of it upon request.
• We will not use or share your information other than as described here unless you tell us we can in writing. You may change your mind at any time, by notifying us in writing.

CHANGES TO THE TERMS OF THIS NOTICE

We can change the terms of this notice, and the changes will apply to all information we have about you. The new notice will be available upon request, in our office, and on our website.

 

AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

Estimado paciente,

Gracias por elegir OrthoLoneStar para proporcionarle atención musculoesquelética. En cumplimiento de la ley HIPAA, nos gustaría informarle sobre sus derechos y de los usos y divulgaciones que hacemos de su información médica personal.

SU ELECCIÓN

En el caso de determinados datos médicos, puede comunicarnos sus preferencias sobre lo que compartimos. Si tiene una preferencia clara sobre cómo compartimos su información en las situaciones descritas a continuación, hable con nosotros. Díganos qué desea que hagamos y seguiremos sus instrucciones.

• En estos casos, usted tiene tanto el derecho como la opción de decirnos que:
• Compartamos información con su familia, amigos íntimos u otras personas involucradas en su cuidado.
• Compartamos información en caso de catástrofe.
  *Si no puede decirnos lo que prefiere, por ejemplo, si está inconsciente, podemos seguir adelante y compartir su información si creemos que es lo mejor para usted. También podemos compartir su información cuando sea necesario para reducir una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad.
• En estos casos, nunca compartimos su información a menos que nos autorice por escrito.
• Fines comerciales
• Venta de su información
• Compartir notas de psicoterapia
• En caso de recaudación de fondos:
• Si nos ponemos en contacto con usted para alguna iniciativa de ayuda a la comunidad, puede decirnos que no volvamos a contactarle.

SUS DERECHOS

Cuando se trata de su información médica, usted tiene ciertos derechos. En esta sección se explican sus derechos y algunas de nuestras responsabilidades para ayudarle.

• Obtener una copia electrónica o en papel de su historial.
• Le proporcionaremos una copia de su información médica, normalmente en un plazo de 15 días a partir de su solicitud. Podemos cobrarle una tarifa razonable en función de los costos. Podemos contratar a un tercero para que preste este servicio.
• Pedirnos que corrijamos su historial médico.
• Puede pedirnos que corrijamos la información que considere incorrecta o incompleta.
• Podemos decir “no” a su solicitud, pero le diremos por qué por escrito en un plazo de 60 días.
• Solicitar comunicaciones confidenciales.
• Puede pedirnos que nos pongamos en contacto con usted de una forma específica (por ejemplo, teléfono móvil, de casa o de la oficina) o que le enviemos el correo a una dirección diferente.
• Aceptaremos todas las solicitudes razonables.
• Pedirnos que limitemos lo que utilizamos o compartimos.
• Puede pedirnos que NO utilicemos ni compartamos determinada información médica para tratamientos, pagos o nuestras operaciones. No estamos obligados a acceder a su solicitud y podemos negarnos si ello pudiera afectar a su atención.
• Si paga por su cuenta la totalidad de un servicio o artículo médico, puede pedirnos que no compartamos esa información con su seguro médico. Le diremos que “sí” a menos que una ley nos obligue a compartir esa información.
• Obtener una copia de este aviso de privacidad.
• Puede solicitar una copia impresa de este aviso en cualquier momento. También está disponible en nuestro sitio web
• Elegir a alguien que actúe en su nombre
• Si ha otorgado a alguien un poder médico o si alguien es su tutor legal, esa persona puede ejercer sus derechos y tomar decisiones sobre su información médica. Facilítenos una copia de esta documentación.
• Presentar una queja si considera que se han vulnerado sus derechos.
• Háganos saber si tiene alguna pregunta, inquietud o queja. Puede ponerse en contacto con el responsable de privacidad de OrthoLoneStar, 7401 Main Street, Houston, TX 77030, 833-258-4717 o privacy@ortholonestar.com.. También tenemos un gerente en cada ubicación disponible para que hable con usted.
• Puede presentar una queja ante la Región VI, Oficina de Derechos Civiles, Departamento de Salud y Servicios
• Humanos de EE. UU., en 1301 Young Street, Suite 1169, Dallas, TX 75202.
• No tomaremos represalias contra usted por presentar una queja
• Obtenga una lista de las personas con las que hemos compartido información.
• Puede solicitar una lista (recuento) de las veces que hemos compartido información sobre su salud durante los seis años anteriores a la fecha de su solicitud, con quién la hemos compartido y por qué.
• Incluiremos todas las divulgaciones excepto las relacionadas con tratamientos, pagos y operaciones de atención médica, y algunas otras divulgaciones (como las que usted nos haya pedido que hagamos).

NUESTROS USOS Y DIVULGACIONES

Normalmente utilizamos o compartimos sus datos médicos de las siguientes maneras para:

• Su tratamiento.
• Podemos utilizar sus datos médicos y compartirlos con otros profesionales que le estén tratando.
• Para acceder a sus datos de beneficios farmacéuticos para la comprobación del formulario, historial de prescripción y prescripción electrónica.
• Dirigir nuestra organización.
• Podemos utilizar y compartir su información médica para gestionar nuestro consultorio, mejorar su atención y ponernos en contacto con usted cuando sea necesario.
• Utilizamos tecnología de correo electrónico y mensajes de texto (SMS) para recordarle citas y llenar formularios. Usted tiene la opción de no recibir estos mensajes.
• Podemos ponernos en contacto con usted para ofrecerle información médica relevante, investigaciones, iniciativas u oportunidades. Usted tiene la opción de optar por no recibir estas notificaciones.
• Facturación de sus servicios
• Podemos utilizar y compartir su información médica para facturar y obtener pagos de planes de salud u otras entidades.
• on un médico forense o director de funeraria cuando fallece una persona.
• Responder a demandas y acciones legales
• Podemos compartir información sobre su salud en respuesta a una orden judicial o administrativa, o en respuesta a una citación.

USO DE LA INTELIGENCIA ARTIFICIAL (IA) EN NUESTROS SERVICIOS

Podemos utilizar herramientas de inteligencia artificial (IA) para ayudar a proporcionar sus servicios de atención médica, respaldar nuestras operaciones de atención médica y mejorar la atención al paciente. Por ejemplo, la IA puede ayudar con la creación de documentación de visitas o con la optimización de tareas administrativas como la programación de citas o el procesamiento de reclamaciones. Cualquier información de salud protegida (PHI) procesada a través de dichas herramientas de IA sigue sujeta a las protecciones descritas en este Aviso y en la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA), que permite dichas divulgaciones para tratamiento, pago y operaciones de atención médica sin requerir una autorización por separado. Además, el uso de herramientas de IA cumple con el Código de Salud y Seguridad de Texas § 183.005, lo que incluye que todos los registros generados por IA sean revisados por el profesional de la salud antes de incluirse en el expediente médico de un paciente.

OTROS USOS

Se nos permite o exige que compartamos su información de otras formas, normalmente de forma que contribuya al bien público, como la salud pública y la investigación. Tenemos que cumplir muchas condiciones legales antes de poder compartir su Para estos fines. Para más información, consulte. que cumplir muchas condiciones legales antes de poder compartir su información para estos fines. Para más información, consulte: https://www.hhs.gov/hipaa/for-individuals/index.html

• Ayuda en asuntos de salud pública y seguridad
• Prevención de enfermedades
• Ayudar a retirar productos del mercado
• Notificar reacciones adversas a los medicamentos
• Notificar sospechas de malos tratos, abandono o violencia doméstica
• Prevenir o reducir una amenaza grave para la salud o la seguridad de cualquier persona
• Investigar
• Podemos utilizar o compartir su información anonimizada para la investigación médico.
• Cumplir con la ley, abordar la compensación de los trabajadores, la aplicación de la ley y otras solicitudes del gobierno
• Compartiremos información sobre usted si las leyes estatales o federales lo exigen, incluso en cumplimiento con el Departamento de Salud y Servicios Humanos.
• Para reclamaciones de indemnización laboral
• Para fines policiales o con un funcionario encargado de hacer cumplir la ley
• Con organismos de supervisión médica para actividades autorizadas por la ley
• Para funciones gubernamentales especiales como los servicios militares, de seguridad nacional y de protección presidencial
• Responder a solicitudes de donación de órganos y tejidos
• Podemos compartir información médica sobre usted con organizaciones de obtención de órganos.
• Trabajar con un médico forense o director de funeraria
• Podemos compartir información médica con un médico forense o director de funeraria cuando fallece una persona.
• Responder a demandas y acciones legales
• Podemos compartir información sobre su salud en respuesta a una orden judicial o administrativa, o en respuesta a una citación.

NUESTRAS RESPONSABILIDADES

• La ley nos obliga a mantener la privacidad y seguridad de sus datos médicos protegidos.
• Le informaremos de inmediato si se produce una infracción que pueda haber comprometido la privacidad o seguridad de su información.
• Debemos cumplir las obligaciones y prácticas de privacidad descritas en este aviso y entregarle una copia del mismo si lo solicita.
• No utilizaremos ni compartiremos su información de forma distinta a la aquí descrita a menos que usted nos lo indique por escrito. Puede cambiar de opinión en cualquier momento, notificándonoslo por escrito.

CAMBIOS EN LOS TÉRMINOS DE ESTE AVISO

Podemos cambiar los términos de este aviso, y los cambios se aplicarán a toda la información que tenemos sobre usted. El nuevo aviso estará disponible previa solicitud, en nuestra oficina y en nuestra página web.